Gestão de Pessoas

 

1 - Descrição

O Projeto Assentamento Funcional Digital abrange os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC, e objetiva agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos e os deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.

O AFD é considerado documento arquivístico e deverá observar as orientações emanadas do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal.

O AFD será o meio de consulta ao histórico funcional a ser utilizado pelos órgãos e entidades e os arquivos que o compõe serão armazenados somente no Repositório Central, com observância das regras de segurança, armazenamento e preservação contidas no e-Arq Brasil aprovado pela Resolução CONARQ nº 25 de 27 de abril de 2007 devendo estar protegidos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

2 - Etapas

O projeto foi reestruturado e está constituído de duas Etapas:

I - inclusão de documentos funcionais, produzidos após a data de lançamento oficial do Sistema de Gestão do AFD - SGAFD.

II - digitalização do legado dos documentos funcionais existentes nos Assentamentos Funcionais Físicos.

3- Cronograma

O início da operacionalização do AFD se dará no segundo semestre de 2015 na Etapa de inclusão de documentos funcionais na ferramenta SGAFD e a digitalização do legado será em 2016, veja o cronograma de atividades.

 

 

 

A PORTARIA NORMATIVA / SRH Nº 03 de 18 de novembro de 2011 cria o Assentamento Funcional Digital - AFD  e estabelece orientação aos orgãoes e entidades integrantes do SIPEC.

Clique aqui para acessar a Portaria N°03

 

A PORTARIA NORMATIVA / SEGEP Nº 199 de 17 de novembro de 2015 cria o Assentamento Funcional Digital - AFD dos servidores públicos para agilizar o acesso à informação.

Clique aqui para acessar a Portaria Nº199

 

A PORTARIA NORMATIVA / SEGRT Nº 4 de 10 de março de 2016 cria o Assentamento Funcional Digital - AFD dos servidores públicos para agilizar o acesso à informação.

Clique aqui para acessar a Portaria Nº4 

1 - Arquivos digitalizados

Todos os documentos que compõem o assentamento funcional físico deverão constituir o AFD, devendo ser digitalizados os com suporte em papel e convertidos os arquivos já digitais, microfilmes, ou equivalentes para um ou mais arquivos digitais com as seguintes especificações:

• Formato: Portable Document Format - PDF/A (padrão ISO para PDF/A-2b ou superior),
• Tamanho: A4,
• Resolução: 300 dpi,
• Escala: 1:1,
• Cor: Modo tons de cinza, 8 bits,
• Compressão: sem perdas.

Os arquivos deverão ser digitalizados com o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e assinados por meio de certificação digital no padrão ICP - Brasil.

2 - Equipamentos de digitalização (Scanners)

Como sugestão para adoção dos órgãos foram definidas especificações técnicas de dois tipos de equipamentos: Tipo I, a ser utilizado na rotina de produção diária das pastas funcionais digitais e Tipo II, para a digitalização do legado dos assentamentos funcionais físicos do órgão, em conformidade com a Portaria SLTI/MP nº 86, de 24 de setembro de 2014.

Scanner Tipo I  - Departamental / Produção Diária

 

Características	Recomendado para baixo ou médio volume de trabalho diário.
Modo De Digitalização	Operar automaticamente no modo simplex ou duplex (frente e verso) com leitura simultânea dos dois lados; Suportar múltiplas páginas.
Velocidade De Digitalização	Velocidade de digitalização mínima de 30 ppm no modo simplex(a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em retrato; Velocidade de digitalização mínima de 60 ipm no modo duplex (frente e verso) (a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em orientação retrato.
Alimentador	Possui alimentação automática de documentos (ADF), com capacidade de no mínimo 50 (cinquenta) folhas com 75-80 g/m2 e padrão mínimo A4. Possuir sensor de detecção de alimentação.
Resolução Ótica	Possuir resolução ótica de 300 dpi.
Escalas De Cor	Suportar no mínimo as seguintes escalas de cores: Colorido - 24 bits; e Monocromático - 1bit; e Tons de cinza - 8 bits.
Resolução De Saída	Possuir resolução mínima de 300 dpi.
Volume De Digitalização	Volume mínimo diário de processamento de 3.000 (três mil) páginas.
Fonte De Captura	Possuir software de captura com recurso de detecção automática de imagens e textos.
Software	Deve possuir software com função de recolhimento ótico de Caracteres (OCR), sem restrição de licença para uso.
Recursos De Imagem	Auto brilho; Correção automática de inclinação; Eliminação de bordas pretas; Rotação de imagem; Eliminação de página em branco; Detecção de fim de página.
Padrão De Mídia De Entrada	Suportar no mínimo os seguintes padrões: Gramatura: entre 60 g/m2 e 105 g/m2; Tamanho: Entre A5 e padrão Ofício, sendo imprescindível o formato A4.
Pacote De Drivers	Devem possuir suporte no mínimo aos drivers TWAIN e ISIS.
Formatos De Digitalização	Possuir no mínimo suporte aos padrões uma página e multipáginas nos formatos TIFF, JPEG e PDF (somente imagens e pesquisáveis)
Conectividade	Compatível no mínimo com USB 2.0, incluindo o cabo.
Requisitos Elétricos	Possuir fonte de alimentação de 100 ~ 240 VAC, 50/60 Hz automática. Possuir conformidade com o padrão Energy Star.
Sistema Operacional	Possuir compatibilidade com o Windows 7 (32 e 64 bits) para drivers e software.
Garantia De Suporte Técnico	Possuir garantia contra defeitos de fabricação e suporte técnico no período de 48 meses. O suporte técnico para os equipamentos deverá ser prestado preventiva e corretivamente on-site por profissionais especializados e deve incluir a manutenção e a substituição de equipamentos conforme requisitos mínimos de serviço definidos.
Idioma	Todo software, incluindo drivers, e os respectivos manuais deverão estar disponíveis em língua Portuguesa - Português do Brasil.
Atualização	Disponibilizar atualizações do software (correção e erros, firmware, novas funções) sempre que houver lançamentos de novas versões compatíveis com o equipamento no decorrer do prazo de garantia.
Segurança	Os equipamentos e produtos, nas suas condições de fabricação, operação, manutenção, configuração, funcionamento, alimentação e instalação, devem obedecer rigorosamente, no que for aplicável, às normas e recomendações em vigor, elaboradas pelos órgãos oficiais competentes ou entidades autônomas reconhecidas na área (ABNT, ANATEL, etc.) e aquelas entidades geradoras de padrões reconhecidas internacionalmente (ISSO, IEEE, EIA/TIA etc).
Padronização	Os equipamentos e o software fornecidos devem ser do mesmo fabricante ou compatível; os equipamentos deverão ser novos e estar na linha de produção do fabricante no momento da apresentação das propostas; os equipamentos deverão ser fornecidos com um conjunto completo de manuais originais necessários à instalação de equipamentos e seus componentes, confeccionados pelo fabricante, todos os requisitos de hardware, software e cabos, bem como seus acessórios.
Observações	Para scanner com conexão USB, é recomendável avaliar os requisitos do fabricante quanto à configuração mínima exigida da estação de trabalho a ser utilizada.

 

Scanner Tipo II - Alta Demanda / Digitalização do legado físico

 

Características	Recomendado para alto volume de trabalho diário, inclusive para digitalização do legado de pastas físicas.
Modo De Digitalização	Operar automaticamente no modo simplex ou duplex (frente e verso) com leitura simultânea dos dois lados; Suportar múltiplas páginas.
Velocidade de Digitalização	Velocidade de digitalização mínima de 50 ppm no modo simplex(a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em retrato; Velocidade de digitalização mínima de 100 ipm no modo duplex (frente e verso) (a 200 dpi), para papel A4, com alimentação em orientação retrato.
Alimentador	Possui alimentação automática de documentos (ADF), com capacidade de no mínimo 250 (duzentas e cinquenta) folhas com 75-80 g/m2 e padrão mínimo A4. Possuir sensor de detecção de alimentação.
Resolução Ótica	Possuir resolução ótica de 300 dpi.
Escalas De Cor	Suportar no mínimo as seguintes escalas de cores: Colorido - 24 bits; e Monocromático - 1bit; e Tons de cinza - 8 bits.
Resolução De Saída	Possuir resolução mínima de 300 dpi.
Volume De Digitalização	Volume mínimo diário de processamento de 5.000 (cinco mil) páginas.
Fonte De Captura	Possuir software de captura com recurso de detecção automática de imagens e textos.
Software	Deve possuir software com função de recolhimento ótico de Caracteres (OCR), sem restrição de licença para uso.
Recursos De Imagem	Auto brilho; Correção automática de inclinação; Eliminação de bordas pretas; Rotação de imagem; Eliminação de página em branco; Detecção de fim de página.
Padrão De Mídia De Entrada	Suportar no mínimo os seguintes padrões: Gramatura: entre 60 g/m2 e 105 g/m2; Tamanho: Entre A5 e padrão Ofício, sendo imprescindível o formato A4.
Pacote De Drivers	Devem possuir suporte no mínimo aos drivers TWAIN e ISIS.
Formatos De Digitalização	Possuir no mínimo suporte aos padrões uma página e multipáginas nos formatos TIFF, JPEG e PDF (somente imagens e pesquisáveis)
Conectividade	Compatível no mínimo com USB 2.0 ou Ethernet 10/100 (compatível com TCP/IP).
Requisitos Elétricos	Possuir fonte de alimentação de 100 ~ 240 VAC, 50/60 Hz automática. Possuir conformidade com o padrão Energy Star.
Sistema Operacional	Possuir compatibilidade com o Windows 7 (32 e 64 bits) para drivers e software.
Garantia E Suporte Técnico	Possuir garantia contra defeitos de fabricação e suporte técnico no período de 48 meses. O suporte técnico para os equipamentos deverá ser prestado preventiva e corretivamente on-site por profissionais especializados e deve incluir a manutenção e a substituição de equipamentos conforme requisitos mínimos de serviço definidos.
Idioma	Todo software, incluindo drivers, e os respectivos manuais deverão estar disponíveis em língua Portuguesa - Português do Brasil.
Atualização	Disponibilizar atualização do software (correção e erros, firmware, novas funções) sempre que houver lançamento de novas versões compatíveis com o equipamento no decorrer do prazo de garantia.
Segurança	Os equipamentos e produtos, nas suas condições de fabricação, operação, manutenção, configuração, funcionamento, alimentação e instalação, devem obedecer rigorosamente, no que for aplicável, às normas e recomendações em vigor, elaboradas pelos órgãos oficiais competentes ou entidades autônomas reconhecidas na área (ABNT, ANATEL, etc.) e aquelas entidades geradoras de padrões reconhecidas internacionalmente (ISSO, IEEE, EIA/TIA etc).
Padronização	Os equipamentos e o software fornecidos devem ser do mesmo fabricante ou compatível; os equipamentos deverão ser novos e estar na linha de produção do fabricante no momento da apresentação das propostas; os equipamentos deverão ser fornecidos com um conjunto completo de manuais originais necessários à instalação de equipamentos e seus componentes, confeccionados pelo fabricante, todos os requisitos de hardware, software e cabos, bem como seus acessórios.
Observações	Para scanner com conexão USB, é recomendável avaliar os requisitos do fabricante quanto à configuração mínima exigida da estação de trabalho a ser utilizada.

 

 3 - Processos de Trabalho

A digitalização dos assentamentos funcionais físicos e a sua transformação para o assentamento funcional digital deve ser realizada por meio do Sistema de Gestão de Serviços (SGAFD) e seguir a seguintes atividades:

3.1 - Preparação

A Unidade de Pagamento (UPAG) deverá retirar os documentos das pastas para iniciar a atividade de higienização e quando se tratar de processo deverá manter o conjunto documental, obedecendo à ordem original inclusive as capas.

A atividade de higienização básica consiste em:

1. Desdobrar e planificar os documentos;
2.  

• Retirar clipes, grampos e outros prendedores;
•  

• Remover poeira, fitas adesivas e outras sujidades superficiais prejudiciais à clareza da captura das informações durante a atividade de digitalização.

 

3.2 - Digitalização

A digitalização consiste na captura da imagem (representante digital) e deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

Para a execução da digitalização o scanner deve ser configurado para o reconhecimento automático de caracteres (OCR), ou um software desta natureza deve ser aplicado posteriormente como complemento da digitalização.

O processo de digitalização deverá:

1. O processo de digitalização deverá:

2. Ajustar o ângulo para melhoria de imagem;

3. Solidificar e eliminar fundo e ruídos;

4. Melhorar ou eliminar linhas verticais e horizontais para, por exemplo, ser utilizado em reconhecimento em formulários que possuem separadores de campos;

5. Ajustar a orientação do documento, como giro na imagem;

6. Remover páginas em branco, preferencialmente;

7. Processar documentos em formato retrato e paisagem.

   Os documentos que possuem informações referentes a despachos e anotações no verso das páginas devem ser digitalizados em frente e verso e, preferencialmente, as páginas em branco deverão ser eliminadas

Se presentes nos assentamentos físicos arquivos já digitais, microfilmados ou equivalentes, será necessária a conversão destes para arquivos no formato PDF/A com OCR.

Os arquivos gerados devem ser gravados no diretório c:\imagens_afd  na máquina local e seguir a seguinte nomenclatura.

"00000_00000000_000.pdf"

Onde:

• "código do órgão"_"matrícula siape"_"número sequencial do documento".pdf

 

3.3 - Registro

O registro dos documentos e de seus metadados será realizado no Sistema de Gestão do AFD - SGAFD, incluindo a classificação adequada do tipo de documento e demais atributos.

O processo é encerrado com o upload dos documentos digitalizados no sistema e assinatura dos mesmos com certificado digital.

A tabela de documentos funcionais foi desenvolvida com o objetivo de padronizar os tipos de documentos a serem inseridos no Assentamento Funcional Digital e dar suporte aos processos de trabalho em gestão de pessoas.

Havendo necessidade de inclusão de novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados, os órgãos e entidades do SIPEC deverão solicitar a inclusão ao DESIN apresentando a devida justificativa.

Clique aqui para acessar a Tabela.

 

O Departamento de Gestão dos Sistemas de Pessoal - DGSIS, da Secretaria de Gestão de Pessoas e Relações de Trabalho no Serviço Público - SEGRT/MP, no âmbito do Projeto AFD, em conformidade com o art.11 da Portaria nº 04 SEGRT/MP de 2016, promove de forma contínua, obedecida o calendário de cursos da Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, cursos de capacitação relacionados às funções de atuação no Projeto AFD.

A 2ª Turma do curso Operador AFD está com a inscrições abertas e o curso ocorrerá no periodo de 19/04/2016 a 09/05/2016.

O curso está disponível no ambiente de aprendizagem à distância da ENAP, para acessar a inscrição clique AQUI.

OBS: Para quem realizar o curso do AFD na ENAP, será enviado email liberando acesso no ambiente de treinamento, onde é possível acessar os tutoriais que dão a visão dessa operação no sistema.

A Secretaria de Gestão de Pessoas e Relações do Trabalho no Serviço Público - SEGRT irá realizar eventos objetivando prestar esclarecimentos e orientações para implantação do projeto nas unidades dos órgãos da Administração Pública Federal e divulgar o status do projeto SGAFD.

No segundo semestre estão previstos encontros que serão divulgados em momento oportuno

 

 

Perguntas Mais Frequentes - FAQ

 

1. 1-O que é AFD?
2.  
3. Resposta:  Assentamento Funcional Digital - AFD é um repositório digital dos documentos (Pastas funcionais) do servidor público federal, considerado fonte primária da informação que substituirá a tradicional pasta funcional física.
4.  
5. 2-Quais os Pré-requisitos para início da utilização do AFD?
6.  
7. Resposta: Para utilizar o sistema, o usuário deverá participar do treinamento disponível na Escola Nacional de Gestão Pública - ENAP, possuir certificado digital (perfil Operador AFD) e obter acesso junto ao Gestor de Acesso Setorial do órgão, lembrando que somente servidor público poderá atuar como operador do AFD.
8.  
9. 3-Como será formado o AFD?
10.  
11. Resposta:  O AFD será formado pela geração de imagens, registro de metadados e assinatura digital dos documentos digitalizados, elencados na portaria normativa SEGRT/MP nº 4/2016.
12.  
13. 4-Só teremos no AFD os assentamentos dos servidores Ativos?
14.  
15. Resposta: Não.  Constarão no AFD pastas funcionais dos servidores ativos, aposentados, pensionistas, estagiários, nomeados em cargo em comissão, residentes médicos, residentes multiprofissionais, mais médicos, contratados temporariamente, militares de ex-territórios, empregados públicos e anistiados políticos.
16.  
17. 5-Onde serão armazenados os documentos após a digitalização das pastas funcionais?
18.  
19. Resposta:  O armazenamento será em repositório central, no Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP com acesso pela internet e regras de segurança.
20.  
21. 6-O que são Documentos Funcionais?
22.  
23. Resposta:   São documentos gerados ou produzidos em decorrência da vida funcional do servidor público, alguns são originais, emitidos em função dos atos da Administração relacionados a direitos e deveres dos servidores, outros são cópias, produzidas para atendimento às necessidades da Administração.
24.  
25. 7-O que é Registro de Metadados?
26.  
27. Resposta: É o processo pelo qual são registradas no Sistema AFD as informações de cada documento de acordo com as exigências do sistema.
28.  
29. 8-Qual a finalidade do Certificado Digital no AFD?  
30.  
31. Resposta: Permitir o acesso ao sistema e a realizar assinatura dos documentos digitalizados.
32.  
33. 9-Como faço para acessar o AFD?
34.  
35. Resposta: O sistema estará disponível a partir de 01/07/2016 no endereço https://afd.planejamento.gov.br/sip/login.php?sigla_orgao_sistema=SIPEC&sigla_sistema=SEI.
36.  
37. 10-Todos os servidores terão acesso ao AFD?
38.  
39. Resposta: Inicialmente, somente os servidores indicados pela unidade de Recursos Humanos do órgão, para as operações de upload e consultas de documentos.
40.  
41. 11-Existe padrão para realizar a digitalização dos documentos funcionais?
42.  
43. Resposta: A digitalização deverá ser realizada no formato Portable Document Format - PDF/A, pesquisável, em tons de cinza, com resolução mínima de 300 dpi, escala 1x1, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR) e compactação sem perdas.
44.  
45. 12-O que é PDF/A?
46.  
47. Resposta: É um formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda. Baseia-se na versão 1.4 do PDF de referência da Adobe Systems Inc. (implementado no Adobe Acrobat 5 e versões posteriores) e é definido pelas normas ISO 19005-1:2005, e version 1.7, ISO 32000-1:2008.
48.  
49. 13-O que é OCR?
50.  
51. Resposta: É uma tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, sejam eles escaneados, escritos à mão, datilografados ou impressos em dados pesquisáveis e editáveis. 
52.  
53. 14-O AFD possui perfis de acesso diferenciados?
54.  
55. Resposta: Sim, os principais perfis são: Básico AFD (realiza apenas consultas), Operador AFD (realiza operações de inclusão de documentos), Gestor de Acesso Setorial (realiza operações de permissão a usuários).
56.  
57. 15-Como serão criados os assentamentos funcionais dos servidores no sistema do AFD?
58.  
59. Resposta: Serão incluídos automaticamente a partir da inclusão do novo servidor no SIAPE em função da integração dos sistemas.
60.  
61. 16-Caso o servidor seja cadastrado no SIAPE e não apareça no AFD, o que fazer?
62.  
63. Resposta: Deve comunicar tal inconsistência a equipe do AFD na SEGRT por intermédio da caixa de atendimento segrt.afd@planejamento.gov.br, que providenciará a correção.
64.  
65. 17-Como buscar/localizar as pastas funcionais cadastradas no AFD?
66.  
67. Resposta: As pastas funcionais digitais poderão ser localizadas por matrícula SIAPE, CPF ou nome do servidor, com utilização da funcionalidade Pesquisa.
68.  
69. 18-Todas as unidades de recursos humanos UPAGs terão que utilizar o AFD?
70.  
71. Resposta: Sim, a obrigatoriedade foi estabelecida pela PORTARIA NORMATIVA / SEGRT Nº 4 de 10 de março de 2016 para todas unidades vinculadas ao SIPEC.
72.  
73. 19-Qual a finalidade da tabela de documentos funcionais?
74.  
75. Resposta:  A tabela foi desenvolvida com o objetivo de padronizar os tipos de documentos a serem inseridos no AFD. No processo de trabalho diário a Unidade de Recursos Humanos poderá ajustar os procedimentos, assim os servidores que recebem ou gerem os documentos constantes da tabela de documentos funcionais, poderão identificá-los e adotar os procedimentos para incluí-los no AFD.
76.  
77. 20-Há possibilidade de incluir novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados?
78.  
79. Resposta: Havendo necessidade de inclusão de novos tipos de documentos na tabela de documentos aprovados, os órgãos e entidades do SIPEC deverão solicitar essa inclusão ao DGSIS/SEGRT apresentando a devida justificativa.
80.  
81. 21-Será obrigatório o uso de Assinatura Digital nos documentos funcionais digitais e qual o sistema a ser utilizado para o processo de Assinatura Digital?
82.  
83. Resposta:  A assinatura é obrigatória e poderá ser utilizado qualquer sistema que execute o processo de assinatura embarcada no PDF/A, como por exemplo o Adobe Reader versão 11.
84.  
85. 22-Toda vez que for digitalizar documentos tenho que definir os padrões do AFD?
86.  
87. Resposta: Não, os scanners permitem configurar um padrão de digitalização, procedimento que só ocorrerá apenas uma vez e estando configurado o scanner irá produzir arquivos no padrão definido.
88.  
89. 23-Qual procedimento a ser realizado na digitalização do Legado?
90.  
91. Resposta: As pastas antigas (legado) serão digitalizadas da forma que se encontram na pasta física, não sendo necessária separação de documentos.
92.  
93. 24-Qual a destinação a ser dada aos documentos físicos do legado após digitalizados?
94.  
95. Resposta: As pastas podem ser transferidas para um arquivo intermediário ou permanente liberando espaço físico para melhor utilização.
96.  
97. 25-O que será feito com os documentos físicos recebidos dos servidores a partir de 01 de julho de 2016?
98.  
99. Resposta: Os documentos originais recebidos de servidores após digitalizados no padrão do AFD, deverão ser devolvidos aos servidores. Os arquivos gerados por essa digitalização poderão ser mantidos em diretórios temporários até a inclusão no AFD.
100.  
101. 26-Como serão disponibilizados os certificados do ICP-Brasil?
102.  
103. Resposta: Os certificados serão fornecidos pelo MP, a partir das solicitações conforme rotina constante no endereço:https://servicosdoservidor.planejamento.gov.br/web/segep/duvidas-de-acesso#Pergunta%201.
104.  
105. 27-Os documentos digitalizados terão validade jurídica?
106.  
107. Resposta: Sim, pois terão essa validade conferida pelo uso de assinatura com certificado digital no âmbito da cadeia da ICP-Brasil.
108.  
109. 28-Há alguma diferenciação dos documentos originais para os digitalizados?
110.  
111. Resposta: No âmbito do AFD, a digitalização é entendida como um processo de conversão dos documentos físicos para o formato digital. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original, que deve ser preservado. A digitalização, portanto, é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental.
112.  
113. 29-Qual a legislação dá amparo ao AFD?
114.  
115. Resposta:   Lei nº 12.682 de 09 de julho de 2012; Decreto nº 8.578, de 26 de novembro de 2015; Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; PORTARIA NORMATIVA Nº 4, DE 10 DE MARÇO DE 2016.
116.  
117. 30-O que fazer com novos documentos físicos gerados pelo RH?
118.  
119. Resposta: Os novos documentos físicos gerados pela Administração não serão mais arquivados na pasta do servidor. Devendo ser arquivados em outros arquivos que o RH achar cabível seguindo tabela de temporariedade do CONARQ.
120.  
121. 31-Os estagiários e terceirizados podem utilizar o AFD?
122.  
123. Resposta: Não, somente servidores públicos e os contratados temporariamente poderão ter acesso o AFD.
124.  
125. 32-Será necessário a compra de equipamentos (scanner, computador, monitores, storage) para execução do AFD?
126.  
127. Resposta: As UPAGs deverão adquirir scanners para realização da digitalização dos documentos e monitores maiores para facilitar a visualização e paginação dos documentos, porém não há necessidade de aquisição de Storage para armazenamento de documentos e nem de servidores para instalação da aplicação.
128.  
129. 33-Caso receba uma cópia de vários documentos numa única folha como realizo a digitalização?
130.  
131. Resposta: Nesta hipótese deverá haver a digitalização de cada documento individualmente.
132.  
133. 34-Havendo na pasta física cópias repetidas de documentos, qual procedimento a realizar?
134.  
135. Resposta:  A decisão sobre a retirada de duplicatas para digitalização do legado, está na gestão da unidade de recursos humanos que decidirá sobre essa retirada ou não.
136.  
137. 35-Os arquivos produzidos na digitalização do legado serão incluídos diretamente no AFD?
138.  
139. Resposta: Não. Os arquivos decorrentes da digitalização do legado, serão incluídos no SGS - Sistema de Gestão de Serviços, que que fará a transferência desses arquivos para o AFD.
140.  
141. 36-Será expedido algum normativo que oriente sobre a não eliminação de documentos originais (físicos) que forem digitalizados e inseridos no AFD após 1° de julho de 2016?
142.  
143. Resposta: Não, pois os esclarecimentos já foram reportados na portaria SEGRT nº 4/2016, que orientou quanto à observância das orientações do Arquivo Nacional da não eliminação.
144.  
145. 37-Existe alguma orientação sobre a inserção de documentos nato-digitais no AFD, produzidos pelos sistemas informatizados das instituições?
146.  
147. Resposta:  A inclusão de documentos nato-digital no AFD, deverá ser realizada pela exportação dos mesmos de seus sistemas originários, no formato PDF/A definido para o AFD.
148.  
149. 38-O que é documento Nato Digital?
150.  
151. Resposta:   Documento criado originariamente em meio eletrônico.
152.  
153. 39-As Pastas do legado devem ser numeradas?
154.  
155. Resposta: Sim, pois deverá ser informado a quantidade de páginas existente nas pastas no sistema SGS.
156.  
157. 40-É obrigatório contratar empresas para digitalizar as pastas do legado?
158.  
159. Resposta: Não, pois o órgão pode realizar a digitalização com seus recursos próprios.
160.  
161.  
162.  

 

 

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